Wondershare EdrawMind
Mindmap-Galerie Tutorial zum Informationssystem-Projektmanager (4. Auflage), Kapitel 14_Projektkommunikationsmanagement
- 2
Tutorial zum Informationssystem-Projektmanager (4. Auflage), Kapitel 14_Projektkommunikationsmanagement
Bei dieser Datei handelt es sich um eine selbst erstellte Mindmap von „Kapitel 14_Projektkommunikationsmanagement“ des Tutorials zum Informationssystem-Projektmanagement (4. Auflage). Es umfasst Planungskommunikationsmanagement, Managementkommunikation, Supervisionskommunikation usw. Anhand der Kernpunkte vorangegangener Prüfungen wird die Wichtigkeit hervorgehoben und alle Inhalte detailliert integriert, wodurch die Abschlussprüfung und der Studienbeginn mit halbiertem Aufwand effektiver gestaltet werden können. Ich habe mehr als zehn Stunden damit verbracht, die Lektüre aller Kapitel, die alle die neueste Version sind, zusammenzustellen und zusammenzufassen.
Bearbeitet um 2023-12-13 10:16:18
- Hundert Jahre Einsamkeit Charakter-Beziehungsdiagramm
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
- Hundert Jahre Einsamkeit Charakter-Beziehungsdiagramm
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
- Projektmanagement-Prozess-Vorlage
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
Tutorial zum Informationssystem-Projektmanager (4. Auflage), Kapitel 14_Projektkommunikationsmanagement
- Hundert Jahre Einsamkeit Charakter-Beziehungsdiagramm
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
- Hundert Jahre Einsamkeit Charakter-Beziehungsdiagramm
Einhundert Jahre Einsamkeit ist das Meisterwerk von Gabriel Garcia Marquez. Die Lektüre dieses Buches beginnt mit der Klärung der Beziehungen zwischen den Figuren. Im Mittelpunkt steht die Familie Buendía, deren Wohlstand und Niedergang, interne Beziehungen und politische Kämpfe, Selbstvermischung und Wiedergeburt im Laufe von hundert Jahren erzählt werden.
- Projektmanagement-Prozess-Vorlage
Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fachwissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf die Projektaktivitäten, so dass das Projekt die festgelegten Anforderungen und Erwartungen im Rahmen der begrenzten Ressourcen erreichen oder übertreffen kann. Dieses Diagramm bietet einen umfassenden Überblick über die 8 Komponenten des Projektmanagementprozesses und kann als generische Vorlage verwendet werden.
- Für Sie empfohlen
- Gliederung
Tutorial zum Informationssystem-Projektmanager (4. Auflage), Kapitel 16_Projektbeschaffungsmanagement
- 2
Projektkommunikationsmanagement
Basiskonzept
kommunizieren
Definition
ist der Prozess, durch den Menschen Informationen, Gedanken und Gefühle austauschen
Zweck
Die interagierenden Parteien bauen eine Beziehung des gegenseitigen Verständnisses auf, reagieren aufeinander und erwarten, dass sie sich gegenseitig akzeptieren und durch das Verhalten und den Prozess der Kommunikation einen Konsens erzielen.
Bedeutung
Kommunikationsfehler sind ein wichtiger Grund für das Scheitern vieler Projekte (insbesondere IT-Projekte)
Wichtige Faktoren für den Erfolg von IT-Projekten
1. Unterstützung der Geschäftsleitung
2. Benutzerbeteiligung
3. Erfahrener Projektmanager
4. Klare Geschäftsziele
Diese Faktoren hängen alle davon ab, dass der Projektmanager und das Team über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, insbesondere mit Nicht-IT-Personal
Projektkommunikationsmanagement
Definition
Ist der Prozess, der erforderlich ist, um die rechtzeitige und korrekte Generierung, Sammlung, Verteilung, Speicherung und Endverarbeitung von Projektinformationen sicherzustellen
Komponente
Strategien entwickeln
Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation für die Stakeholder effektiv ist
notwendige Tätigkeiten durchführen
Kommunikationsstrategie umsetzen
Drei Elemente, die für eine erfolgreiche Kommunikation erforderlich sind
Menschen, Ideen, Informationen
Jedes Projektmitglied muss die Auswirkungen der Kommunikation auf das Projekt verstehen
Management-Grundlagen
1. kommunizieren
Definition
Bezieht sich auf das Senden oder Empfangen von Informationen (Ideen, Anweisungen oder Emotionen) auf verschiedene Arten
Weg
Aktivität
Treffen, Reden
Mittel
E-Mail, soziale Medien, Projektberichte, Projektdokumente
bilden
Geschrieben, gesprochen, formell oder informell, Medien, Gesten, Wortwahl (ausgedrückt in einer Vielzahl von Wörtern)
Objekt
Projektmanager verbringen die meiste Zeit damit, mit Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten zu kommunizieren, sowohl innerhalb der Organisation (auf allen Ebenen der Organisation) als auch von außerhalb der Organisation.
2. Kommunikationsmodell
Der Planungskommunikationsmanagementprozess wird ausführlich beschrieben
3. Kommunikationsklassifizierung
1. Interne/externe Kommunikation
2. Formelle/informelle Kommunikation
3. Offizielle/inoffizielle Kommunikation
4. Hierarchische Kommunikation
Vertikale
Nach oben (für die Geschäftsleitung), nach unten (für Teammitglieder)
Ebene
Horizontal (für Peer-Projektmanager oder anderes Personal)
5. schriftliche/mündliche Kommunikation
4. Kommunikationsfähigkeit
Der Projektkommunikationsprozess verwendet Kommunikationspläne, um geeignete Kommunikationsmethoden für verschiedene Kommunikationsmitarbeiter und Kommunikationsinhalte auszuwählen und so Fehler im Verständnis und in der Kommunikation zu vermeiden.
3 wesentliche Merkmale effektiver Kommunikationskampagnen und Ergebniserstellung
2023 Multiple-Choice-Fragen
1. Der Kommunikationszweck ist klar
2. Versuchen Sie, den Empfänger der Kommunikation so gut wie möglich zu verstehen und auf seine Bedürfnisse und Vorlieben einzugehen
3. Überwachen und messen Sie die Wirksamkeit der Kommunikation
Die 5Cs der schriftlichen Kommunikation
Neu in der vierten Auflage
1. Richtigkeit
2. Prägnanter Ausdruck (prägnant)
3. Klarheit des Zwecks und der Präsentation (Clarity)
4. Kohärente Denklogik (kohärent)
5. Kontrollanweisungen und Kontrolle sinnvoll nutzen (Controlling)
Andere Kommunikationsfähigkeiten
1. aktives Zuhören
2. Kulturelle und persönliche Unterschiede verstehen
3. Identifizieren, festlegen und verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder
4. Fähigkeiten stärken
Überzeugen, motivieren, ermutigen, helfen, beraten, leiten, Konflikte lösen
5. neue Managementpraktiken
1. Beziehen Sie Stakeholder in den Umfang der Projektüberprüfung ein
2. Beziehen Sie Stakeholder in Projektbesprechungen ein
3. Die zunehmende Nutzung sozialer Tools
Social-Media-Tools unterstützen nicht nur den Informationsaustausch, sondern tragen auch dazu bei, tieferes Vertrauen und Community-Beziehungen aufzubauen.
4. Vielfältige Kommunikationsmethoden
Wählen Sie geeignete Kommunikationstechnologien, Medien, Methoden usw. basierend auf tatsächlichen Situationen und Bedürfnissen
Kann die Effektivität der Kommunikation mit Interessenvertretern verschiedener Generationen und kultureller Hintergründe verbessern
verwaltungs Prozess
Überlegungen zur Schneiderei
Stakeholder, physischer Standort, Kommunikationstechnologie, Sprache, Wissensmanagement
Agile und adaptive Methoden
In einer mehrdeutigen Projektumgebung besteht zwangsläufig die Notwendigkeit einer häufigeren und schnelleren Kommunikation sich entwickelnder und aufkommender Details.
Die Wege für Teammitglieder zur Informationsbeschaffung sollten so weit wie möglich vereinfacht werden, Team-Checks sollten häufig durchgeführt werden und Teammitglieder sollten zusammenarbeiten
Projektergebnisse sollten außerdem transparent veröffentlicht werden und Stakeholder sollten regelmäßig zur Überprüfung der Projektergebnisse eingeladen werden.
Kommunikationsmanagement planen
Prozessübersicht
Definition
Dabei handelt es sich um den Prozess der Entwicklung geeigneter Methoden und Pläne für Projektkommunikationsaktivitäten, basierend auf den Informationsbedürfnissen jedes Interessenvertreters oder jeder Interessengruppe, den verfügbaren organisatorischen Ressourcen und den Bedürfnissen des spezifischen Projekts.
Haupteffekt
1. Stellen Sie den Stakeholdern zeitnah relevante Informationen zur Verfügung
2. Leiten Sie Stakeholder dazu an, sich effektiv an Projekten zu beteiligen
Geben Sie einen Leitfaden und eine Anleitung für die nachfolgende Management- und Vorgesetztenkommunikation
3. Bereiten Sie einen schriftlichen Kommunikationsplan vor
Spezifische Kommunikationsaktivitäten, die umgesetzt werden müssen
Müssen während des gesamten Projekts regelmäßig durchgeführt werden
Der Kommunikationsmanagementplan ist nicht nur ein Richtlinienmanagementplan, sondern enthält auch spezifische Kommunikationspläne und -methoden, die gemäß diesem Plan durchgeführt werden müssen. Daher muss der Kommunikationsmanagementplan aktiv aktualisiert, verbessert oder sogar erneuert werden. formulieren, anstatt zu warten, bis Probleme entdeckt werden, bevor Sie sie ändern (ähnlich der Formulierung eines Projektzeitplans, der auch während des gesamten Projekts durchgeführt wird, da der Plan von Zeit zu Zeit basierend auf der tatsächlichen Situation des Projekts aktualisiert und geändert werden muss Projekt)
Projektmanager müssen in den frühen Phasen des Projektlebenszyklus einen effektiven Kommunikationsmanagementplan entwickeln, der auf den unterschiedlichen Informationsbedürfnissen der Projektbeteiligten basiert.
Die Ergebnisse dieses Prozesses sollten während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig überprüft werden (z. B. bei Stakeholderwechseln oder zu Beginn jeder neuen Projektphase) und bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant bleiben.
Während dieses Prozesses müssen die Methoden zum Speichern, Abrufen und letztendlich Entsorgen von Projektinformationen berücksichtigt und ordnungsgemäß dokumentiert werden
eingeben
1. Projektcharta
Es wird eine Liste der wichtigsten Stakeholder bereitgestellt, die Informationen zu Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder enthalten kann
2. Projektmanagementplan
1. Ressourcenmanagementplan
Anleitung zum Klassifizieren, Zuweisen, Verwalten und Freigeben von Projektressourcen
Teammitglieder und Gruppen haben möglicherweise Kommunikationsanforderungen, die im Kommunikationsmanagementplan dargelegt werden sollten
2. Stakeholder-Engagementplan
Die Managementstrategien, die zur effektiven Einbindung der Stakeholder erforderlich sind, werden identifiziert und diese Strategien werden häufig durch Kommunikation umgesetzt
3. Projektdateien (Klassifiziert nach Ausgabeprozess)
1. Sammeln Sie Anforderungen
Anforderungsdokument
Kann Kommunikationsbedürfnisse von Projektbeteiligten umfassen
2. Identifizieren Sie Stakeholder
Stakeholder-Register
Wird zur Planung von Kommunikationsaktivitäten mit Stakeholdern verwendet
4. Faktoren des Geschäftsumfelds
5. organisatorische Prozessressourcen
Werkzeuge und Techniken
1. Expertenmeinungen
Richtlinien und Autoritätsstrukturen innerhalb der Organisation; die Umgebung und Kultur der Organisation und anderer organisatorischer Kommunikationstechniken in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Zusammenhang mit der organisatorischen Kommunikation; und Sponsoren etc.
2. Kommunikationsbedarfsanalyse
Analysieren Sie den Kommunikationsbedarf und ermitteln Sie den Informationsbedarf der Projektbeteiligten, einschließlich der Art und des Formats der erforderlichen Informationen sowie des Werts der Informationen für die Beteiligten
Informationen, die üblicherweise zur Identifizierung und Bestimmung von Projektkommunikationsanforderungen verwendet werden
1. Zugehöriger Informations- und Kommunikationsbedarf im Stakeholder-Register und im Stakeholder-Engagement-Plan
2. Anzahl potenzieller Kommunikationskanäle oder -wege, einschließlich Eins-zu-Eins-, Eins-zu-Viele- und Viele-zu-Viele-Kommunikation
Anzahl potenzieller Kommunikationskanäle = [ n * ( n - 1 ) ] / 2, n steht für die Anzahl der Personen
3. Organigramm
4. Verantwortlichkeiten, Beziehungen und Interdependenzen zwischen der Projektorganisation und den Stakeholdern
5. Entwicklungsmethode
6. Am Projekt beteiligte Disziplinen, Abteilungen und Hauptfächer
7. Wie viele Personen nehmen an dem Projekt teil und wo?
8. Interner Informationsbedarf, z. B. wann innerhalb der Organisation kommuniziert werden soll
9. Externer Informationsbedarf besteht beispielsweise bei der Kommunikation mit Medien, der Öffentlichkeit und Auftragnehmern
10. Rechtliche Anforderungen
3. Kommunikationsmodell
Das Kommunikationsmodell kann der grundlegendste lineare (Sender und Empfänger) Kommunikationsprozess sein, oder es kann eine interaktivere Kommunikationsform sein, die Feedback-Elemente (Sender, Empfänger und Feedback) hinzufügt, oder es kann sogar den Sender oder Empfänger integrieren menschliches Element des Empfängers, ausgefeiltere Kommunikationsmodelle, die versuchen, der Komplexität der Kommunikation Rechnung zu tragen
Wirkung
Zeigt, wie Informationen zwischen zwei Parteien (Sender und Empfänger) gesendet und empfangen werden.
Schlüsselelemente
1. Codierung
Übersetzen Sie Gedanken oder Ideen in eine Sprache, die andere verstehen können
2. Informationen und Feedback
Das Ergebnis des Codierungsprozesses
3. Mittel
Methode zur Übermittlung von Informationen
4. Lärm
Alle Faktoren, die die Übermittlung und das Verständnis von Informationen beeinträchtigen
Zum Beispiel: Entfernung, neue Technologie, fehlende Hintergrundinformationen usw.
5. Dekodierung
Reduzieren von Informationen in bedeutungsvolle Gedanken oder Ideen (die Verbindung, bei der es am wahrscheinlichsten zu Missverständnissen kommt)
5 Staaten
1. Wurde gesendet
2. erhalten
3. Verstanden
4. Genehmigt
Das Erreichen eines Konsenses ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektentscheidungen und der effektiven Kommunikation
5. in positive Maßnahmen umgesetzt
Der schwierigste Teil des gesamten Prozesses
Es erfordert in der Regel wiederholte Kommunikation und kann mit einer gewissen Aufsicht oder Hilfe besser durchgeführt werden.
4. Kommunikationstechnologie
Gespräche, Meetings, Websites, Datenbanken, soziale Medien, schriftliche Dokumente
Faktoren, die die Wahl der Kommunikationstechnologie beeinflussen
1. Dringlichkeit des Informationsbedarfs
2. Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Technologie
3. Benutzerfreundlichkeit
4. Projektumgebung
5. Sensibilität und Vertraulichkeit von Informationen
5. Kommunikationsmethode
Kommunikationsmethoden zum Informationsaustausch zwischen Interessengruppen
1. interaktive Kommunikation
Echtzeit-, multidirektionaler Informationsaustausch zwischen zwei oder mehr Parteien
Kommunikationsmethode
Besprechungen, Telefonanrufe, Instant Messaging, soziale Medien, Videokonferenzen usw.
2. Push-Kommunikation
Senden oder veröffentlichen Sie Informationen an bestimmte Empfänger, die die Informationen erhalten müssen
Diese Methode kann sicherstellen, dass die Nachricht gesendet wird, stellt jedoch nicht sicher, dass die Nachricht die Zielgruppe erreicht oder von der Zielgruppe verstanden wird.
Kommunikationsmethode
Briefe, Memos, Berichte, E-Mails, Faxe, Voicemails, Blogs und Pressemitteilungen
3. Pull-Kommunikation
Geeignet für große Mengen komplexer Informationen oder ein großes Informationspublikum
Es erfordert, dass der Empfänger selbständig auf die relevanten Inhalte zugreift und dabei die einschlägigen Sicherheitsvorschriften einhält.
Kommunikationsmethode
Portale, organisatorische Intranets, elektronische Online-Kurse, Lessons-Learned-Datenbanken oder Wissensdatenbanken
Kommunikationsmethoden zur Erfüllung der im Kommunikationsmanagementplan festgelegten wichtigsten Kommunikationsanforderungen
1. zwischenmenschliche Kommunikation
Der Informationsaustausch zwischen Einzelpersonen, in der Regel persönlich
2. Gruppenkommunikation
Wird in einer Gruppe von 3 bis 6 Personen durchgeführt
3. öffentliche Unterhaltung
Ein einzelner Redner spricht eine Gruppe von Menschen an
4. Massenmedien
Minimaler Kontakt zwischen der Person oder Gruppe, die die Nachricht sendet, und einer großen (manchmal anonymen) Zielgruppe
5. Netzwerk- und soziale Kommunikationstools
Nutzen Sie soziale Tools und Medien, um viele zu vielen zu kommunizieren
6. Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Teamfähigkeit
1. politisches Bewusstsein
Definition
Bezieht sich auf das Bewusstsein für formelle und informelle Machtverhältnisse und die Bereitschaft, innerhalb dieser Beziehungen zu arbeiten
Wirkung
Hilft Projektmanagern bei der Planung der Kommunikation basierend auf der Projektumgebung und der Richtlinienumgebung der Organisation
Beispiel
Verstehen Sie die Unternehmensstrategie, verstehen Sie, wer Macht und Einfluss ausüben kann, und entwickeln Sie die Fähigkeit, mit diesen Interessengruppen zu kommunizieren
2. Kulturbewusstsein
Definition
Bezieht sich auf das Verständnis der Unterschiede zwischen Einzelpersonen, Gruppen und Organisationen und die entsprechende Anpassung der Projektkommunikationsstrategien
Wirkung
Fähigkeit, Missverständnisse und Fehlkommunikation zu minimieren, die durch kulturelle Unterschiede innerhalb der Gemeinschaft der Projektbeteiligten verursacht werden
Hilft Projektmanagern bei der Planung der Kommunikation auf der Grundlage der kulturellen Unterschiede und kulturellen Bedürfnisse von Stakeholdern und Teammitgliedern
3. Beurteilung des Kommunikationsstils
Definition
Eine Technik zur Beurteilung des Kommunikationsstils und zur Identifizierung bevorzugter Kommunikationsmethoden, -formen und -inhalte bei der Planung von Kommunikationsaktivitäten
Szenen, die verwendet werden sollen
Wird häufig für Stakeholder verwendet, die das Projekt nicht unterstützen
Sie können zunächst eine Bewertung des Stakeholder-Engagements und dann eine Bewertung des Kommunikationsstils durchführen.
Finden Sie heraus, wer das Projekt nicht unterstützt, bewerten Sie dann den Kommunikationsstil dieser Person, passen Sie sich dann an ihre Vorlieben an und verwenden Sie geeignete Worte, um sie davon zu überzeugen, das Projekt nicht zu boykottieren oder gar zu unterstützen.
Identifizieren Sie im Stakeholder-Engagement-Assessment Lücken im Stakeholder-Engagement. Um diese Lücke zu schließen, müssen Kommunikationsaktivitäten und -methoden speziell zugeschnitten werden
7. Datenleistung
Bewertungsmatrix für das Stakeholder-Engagement
Zeigt die Lücke zwischen aktuellem und gewünschtem Engagement einzelner Stakeholder
Im Rahmen dieses Prozesses kann die Bewertungsmatrix weiter analysiert werden, um zusätzlichen Kommunikationsbedarf (über die regelmäßige Berichterstattung hinaus) zu identifizieren, um Engagement-Lücken zu schließen.
8. Treffen
Virtuelle (online) oder persönliche Treffen, erleichtert durch Technologie zur Dokumentenzusammenarbeit, einschließlich E-Mail-Nachrichten und Projektwebsites
Ausgabe
1. Kommunikationsmanagementplan
Definition
Ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagementplans, der beschreibt, wie die Projektkommunikation geplant, strukturiert, ausgeführt und überwacht wird, um die Kommunikationseffektivität zu verbessern
Inhalt
1. Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder
2. Die zu kommunizierenden Informationen, einschließlich Sprache, Form, Inhalt und Detaillierungsgrad
3. Eskalationsschritte
4. Grund für die Veröffentlichung von Informationen
5. Fristen und Häufigkeit für die Veröffentlichung erforderlicher Informationen, die Empfangsbestätigung oder die Antwort (falls zutreffend)
6. Person, die für die Übermittlung relevanter Informationen verantwortlich ist
7. Die Person, die für die Genehmigung der Freigabe vertraulicher Informationen verantwortlich ist
8. Die Person oder Gruppe, für die die Informationen bestimmt sind, einschließlich ihrer Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen
Gegenseitig schließen Menschen Mitglied
9. Methoden oder Techniken zur Übermittlung von Informationen, z. B. Memos, E-Mails, Pressemitteilungen oder soziale Medien
10. Für Kommunikationsaktivitäten bereitgestellte Ressourcen, einschließlich Zeit und Budget
11. Methoden zur Aktualisierung und Optimierung des Kommunikationsmanagementplans im Verlauf des Projekts (z. B. Änderungen in der Stakeholder-Community in verschiedenen Phasen des Projekts)
12. Allgemeines Glossar
13. Projektinformationsflussdiagramm, Arbeitsablauf (kann Genehmigungsverfahren umfassen), Berichtsliste und Besprechungsplan usw.
14. Einschränkungen durch Gesetze und Vorschriften, Technologie, Organisationsrichtlinien usw.
15. Leitfäden und Vorlagen für Projektstatusbesprechungen, Projektteambesprechungen, Webkonferenzen, E-Mails und mehr
16. (Wenn das Projekt verwendet werden soll) Projekt-Website und Projektmanagement-Software
Zusammenfassung: Wer benötigt zu welchem Zeitpunkt welche Informationen und wie übermittelt er diese an die Parteien?
2. Projektmanagementplan ((aktualisiert)
Stakeholder-Engagementplan
Reflektieren Sie alle Prozesse, Verfahren, Tools und Techniken, die sich auf die Beteiligung der Stakeholder an der Projektentscheidung und -durchführung auswirken
3. Projektdateien (aktualisiert)
Projektplan
Integrieren Sie Kommunikationsaktivitäten in den Zeitplan
Stakeholder-Register
Dokumentieren Sie Kommunikationsaktivitäten im Zusammenhang mit Stakeholdern
Managementkommunikation
Prozessübersicht
Definition
Ist der Prozess, der sicherstellt, dass Projektinformationen rechtzeitig und angemessen gesammelt, generiert, veröffentlicht, gespeichert, abgerufen, verwaltet, überwacht und letztendlich entsorgt werden
Haupteffekt
Erleichtern Sie einen effektiven Informationsfluss zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern
gültige Bedeutung
Wirksam
Die Informationen werden vom Empfänger wirksam akzeptiert
effizient
Hohe Kommunikationseffizienz und zeitnahe Bereitstellung von Informationen
Müssen während des gesamten Projekts durchgeführt werden
Deckt alle Aspekte im Zusammenhang mit effektiver Kommunikation ab, einschließlich der Verwendung geeigneter Techniken, Methoden und Techniken
Kommunikationsaktivitäten sollten flexibel sein, sodass Methoden und Techniken an die sich ändernden Bedürfnisse der Interessengruppen und des Projekts angepasst werden können.
Sie beschränkt sich nicht nur auf die Veröffentlichung relevanter Informationen, sondern soll auch sicherstellen, dass die Informationen korrekt generiert werden und die Zielgruppe in einem geeigneten Format erreichen
Bieten Sie Stakeholdern die Möglichkeit, sich an der Bereitstellung zusätzlicher Informationen, Erläuterungen und Diskussionen zu beteiligen
benötigte Technik
1. Sender-Empfänger-Modell
Nutzen Sie Feedbackschleifen, um Möglichkeiten für Interaktion und Engagement zu schaffen und Hindernisse für eine effektive Kommunikation zu beseitigen
2. Medienauswahl
Verwenden Sie geeignete Kommunikationsmethoden, um spezifische Projektanforderungen zu erfüllen
3. Schreibstil
4. Konferenzmanagement
5. Demo
6. Führung
Konsens erreichen
7. aktives Zuhören
eingeben
1. Projektmanagementplan
1. Ressourcenmanagementplan
Beschreibt die Kommunikation, die zur Verwaltung eines Teams oder einer physischen Ressource erforderlich ist
2. Kommunikationsmanagementplan
Beschreiben Sie, wie die Projektkommunikation geplant, strukturiert und überwacht wird
3. Stakeholder-Engagementplan
Beschreiben Sie, wie Sie geeignete Kommunikationsstrategien nutzen können, um das Engagement der Stakeholder zu steuern
2. Projektdateien (Klassifiziert nach Ausgabeprozess)
1. Projektarbeit leiten und leiten
Problemprotokoll
Kommunizieren Sie problembezogene Informationen an betroffene Stakeholder
2. Projektwissen verwalten
Register der gewonnenen Erkenntnisse
Die in den frühen Phasen des Projekts gewonnenen Erkenntnisse im Zusammenhang mit der Managementkommunikation können zur Verbesserung des Kommunikationsprozesses sowie zur Verbesserung der Kommunikationseffizienz und -effektivität in späteren Phasen des Projekts genutzt werden.
3. Gesamtänderungsantrag umsetzen
Änderungsprotokoll
Wird verwendet, um den betroffenen Stakeholdern Änderungen mitzuteilen und Änderungsanfragen zu genehmigen, zurückzustellen und abzulehnen
4. Managementqualität
Qualitätsbericht
Enthält Informationen zu Qualitätsproblemen, Projekt- und Produktverbesserungen sowie Prozessverbesserungen
Diese Informationen sollten denjenigen mitgeteilt werden, die Korrekturmaßnahmen ergreifen können, um die Qualitätserwartungen des Projekts zu erfüllen
5. Identifizieren Sie Risiken
Risikobericht
Bietet Informationen zu Quellen des Gesamtprojektrisikos sowie Übersichtsinformationen zu identifizierten einzelnen Projektrisiken
Diese Informationen sollten den Risikoeigentümern und anderen betroffenen Interessengruppen mitgeteilt werden
6. Identifizieren Sie Stakeholder
Stakeholder-Register
Identifizieren Sie die Personen, Gruppen oder Organisationen, die die jeweilige Art von Informationen benötigen
3. Arbeitsleistungsbericht
Gemäß der Definition des Kommunikationsmanagementplans werden im Rahmen dieses Prozesses Arbeitsleistungsberichte an Projektbeteiligte übermittelt (berichtet).
Typisches Beispiel
Statusberichte, Fortschrittsberichte
Inhalt
Kann Ertragswertdiagramme und -informationen, Trendlinien und Prognosen, Reserve-Burndown-Diagramme, Fehlerhistogramme, Vertragsleistungsinformationen und Risikoübersichtsinformationen umfassen
Manifestationen
Können als Dashboards, Hotspot-Berichte, Ampeln oder andere Formen erscheinen, die dabei helfen, Aufmerksamkeit zu erregen, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen
4. Faktoren des Geschäftsumfelds
5. organisatorische Prozessressourcen
Werkzeuge und Techniken
1. Kommunikationstechnologie
Zu den Faktoren, die die Wahl der Technologie beeinflussen, gehören unter anderem, ob das Team an einem gemeinsamen Standort ist, ob die Informationen, die ausgetauscht werden müssen, vertraulich behandelt werden müssen, welche Ressourcen den Teammitgliedern zur Verfügung stehen und wie sich die Organisationskultur auf die Durchführung von Besprechungen und Diskussionen auswirkt.
2. Kommunikationsmethode
Die Wahl der Kommunikationsmethoden sollte flexibel sein, um auf Änderungen in der Mitgliedschaft der Interessengruppen oder Änderungen in den Bedürfnissen und Erwartungen der Interessengruppen reagieren zu können
3. Kommunikationsfähigkeit
1. Kommunikationskompetenz
Eine maßgeschneiderte Kombination von Kommunikationsfähigkeiten, die dabei helfen, den Zweck von Schlüsselbotschaften zu verdeutlichen, effektive Beziehungen aufzubauen, den Informationsaustausch zu ermöglichen und Führungsmaßnahmen zu ergreifen
2. Rückmeldung
Ist eine reaktive Nachricht über eine Kommunikation, ein Ergebnis oder eine Situation
Unterstützen Sie die interaktive Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Team sowie allen anderen Projektbeteiligten
3. nonverbale Fähigkeiten
Vermitteln Sie Bedeutung durch geeignete Körpersprache wie Gestik, Tonfall und Mimik
4. Demo
ist die formelle Zustellung von Informationen und Dokumenten
Information
1. Melden Sie den Projektfortschritten und Informationsaktualisierungen den Stakeholdern
2. Stellen Sie Hintergrundinformationen bereit, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen
3. Geben Sie allgemeine Informationen über das Projekt und seine Ziele an, um das Image der Projektarbeit und des Projektteams zu verbessern
4. Stellen Sie spezifische Informationen bereit, um das Verständnis und die Unterstützung für Projektarbeit und -ziele usw. zu verbessern.
4. Projektmanagement-Informationssystem
1. Elektronische Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Software, Software zur Unterstützung von Konferenzen und virtuellen Büros, Webschnittstellen, dedizierte Projektportale und Status-Dashboards sowie kollaborative Arbeitsmanagement-Tools
2. Elektronisches Kommunikationsmanagement
E-Mail, Fax und Voicemail, Audio-, Video- und Webkonferenzen sowie Website- und Web-Publishing
3. Social-Media-Management
Websites und Web-Publishing sowie Blogs und Anwendungen, die entwickelt wurden, um die Einbindung von Stakeholdern zu fördern und Online-Communitys zu bilden
5. Projektbericht
2023 Multiple-Choice-Fragen
Bei der Veröffentlichung von Projektberichten handelt es sich um das Sammeln und Veröffentlichen von Projektinformationen
Projektinformationen sollten an zahlreiche Interessengruppen weitergegeben werden
Während Arbeitsleistungsberichte das Ergebnis des Prozesses „Projektarbeit überwachen“ sind, erstellt dieser Prozess Ad-hoc-Berichte, Projektpräsentationen, Blogs und andere Arten von Informationen
6. Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Teamfähigkeit
Aktives Zuhören, Konfliktmanagement, zwischenmenschliche Kommunikation, politisches Bewusstsein, kulturelles Bewusstsein, Besprechungsmanagement
Beispiele für Meeting-Management
Der Prozess der Bedarfsüberprüfungsbesprechung
1. Erstellen Sie Lastenhefte
2. Organisieren Sie interne Überprüfungen, um zu überprüfen, ob die Spezifikationen und Anforderungen angemessen und korrekt sind
3. Der Projektmanager oder Anforderungsanalyst bereitet im Voraus (ca. 3 Tage) eine E-Mail vor und sendet sie an alle Parteien (Partei A, Experten, Qualitätssicherung, PMO, Teammitglieder, andere Stakeholder usw.), um sie zur Teilnahme an der formellen Überprüfung zu benachrichtigen In der E-Mail werden die Einberufung der Besprechung, der Zeitpunkt und der Ort der Besprechung erläutert und der Inhalt der Besprechung (Anforderungsspezifikationen usw.) beigefügt.
4. Nehmen Sie an Besprechungen teil, bei denen alle Parteien Fragen stellen können
5. Während der Besprechung ist es notwendig, Besprechungsprotokolle aufzuzeichnen und die Besprechungsdisziplin zu verwalten
6. Die Sitzung endet mit dem Ende der Sitzung
7. Treffen
Unterstützen Sie Maßnahmen, die durch Kommunikationsstrategie und Kommunikationsplan definiert sind
Ausgabe
1. Aufzeichnung der Projektkommunikation
Beinhaltet: Leistungsberichte, Lieferstatus, Zeitplanfortschritt, angefallene Kosten, Demonstrationen und andere von den Beteiligten benötigte Informationen
2. Projektmanagementplan ((aktualisiert)
Kommunikationsmanagementplan
Wenn dieser Prozess zu Änderungen am Projektkommunikationsansatz führt, sollten diese Änderungen im Projektkommunikationsplan berücksichtigt werden
Stakeholder-Engagementplan
Dieser Prozess wird zu Aktualisierungen der Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder und der vereinbarten Kommunikationsstrategie führen
3. Projektdateien (aktualisiert)
1. Projektplan
Möglicherweise muss es aktualisiert werden, um den Status der Kommunikationsaktivitäten widerzuspiegeln
2. Problemprotokoll
Aktualisiert, um Kommunikationsprobleme im Projekt und die Art und Weise, wie Kommunikation zur Lösung realer Probleme eingesetzt wurde, widerzuspiegeln
3. Register der gewonnenen Erkenntnisse
Aktualisiert, um während des Projekts aufgetretene Herausforderungen, Methoden zu deren Umgehung sowie anwendbare und nicht anwendbare Methoden der Managementkommunikation zu dokumentieren
4. Gefahrenregister
Aktualisiert, um Risiken im Zusammenhang mit der Verwaltung der Kommunikation zu dokumentieren
5. Stakeholder-Register
Aktualisiert, um Informationen über die Kommunikationsaktivitäten der Projektbeteiligten aufzuzeichnen
4. Organisatorische Prozessressourcen (aktualisiert)
Projektunterlagen wie Korrespondenz, Memos, Besprechungsprotokolle und andere im Projekt verwendete Dokumente; geplante und Ad-hoc-Projektberichte und Präsentationen usw.
Kommunikation überwachen
Prozessübersicht
Definition
Ist der Prozess, der sicherstellt, dass die Informationsbedürfnisse des Projekts und seiner Stakeholder erfüllt werden
Haupteffekt
Optimieren Sie den Informationsübertragungsprozess entsprechend den Anforderungen des Kommunikationsmanagementplans und des Stakeholder-Engagement-Plans
Müssen während des gesamten Projekts durchgeführt werden
Die Auswirkungen und Ergebnisse der Projektkommunikation sollten formell bewertet und überwacht werden, um sicherzustellen, dass der richtige Inhalt (sowohl vom Sender als auch vom Empfänger verstanden) zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal an die richtige Zielgruppe übermittelt wird
Die Überwachung des Kommunikationsprozesses kann Iterationen der Planung des Kommunikationsmanagements und der Managementkommunikationsprozesse auslösen, um den Kommunikationsplan zu ändern und zusätzliche Kommunikationsaktivitäten durchzuführen, um die Effektivität der Kommunikation zu verbessern.
Diese Iteration spiegelt die Kontinuität jedes Prozesses des Projektkommunikationsmanagements wider
Überwachungsmethode
Führen Sie Umfragen zur Kundenzufriedenheit durch, sammeln Sie gewonnene Erkenntnisse, führen Sie Teambeobachtungen durch, überprüfen Sie Problemprotokolle und bewerten Sie Änderungen
Wenn die tatsächliche Situation vom Plan abweicht, korrigieren Sie die Abweichung rechtzeitig
eingeben
1. Projektmanagementplan
1. Ressourcenmanagementplan
Verstehen Sie die tatsächliche Projektorganisation und etwaige Änderungen daran, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten beschreiben und ein Projektorganigramm erstellen
2. Kommunikationsmanagementplan
Ein aktueller Plan zum zeitnahen Sammeln, Generieren und Verteilen von Informationen. Er identifiziert Teammitglieder, Stakeholder und damit verbundene Aufgaben im Kommunikationsprozess.
3. Stakeholder nehmen am Programm teil
Identifizierte Kommunikationsstrategie zur Steuerung des Stakeholder-Engagements
2. Projektdateien (Klassifiziert nach Ausgabeprozess)
1. Projektarbeit leiten und leiten
Problemprotokoll
Bietet historische Informationen zum Projekt, Aufzeichnungen über die Beteiligung von Stakeholdern an Problemen und wie diese gelöst wurden
2. Projektwissen verwalten
Register der gewonnenen Erkenntnisse
Zu Beginn des Projekts gewonnene Erkenntnisse können in späteren Phasen des Projekts zur Verbesserung der Kommunikationseffektivität genutzt werden
3. Managementkommunikation
Aufzeichnung der Projektkommunikation
Geben Sie Informationen über die stattgefundene Kommunikation an
3. Arbeitsleistungsdaten
Enthält Daten über die Art und den Umfang der stattgefundenen Kommunikation
4. Faktoren des Geschäftsumfelds
5. organisatorische Prozessressourcen
Werkzeuge und Techniken
1. Expertenmeinungen
Kommunikation mit der Öffentlichkeit, der Community und den Medien; Kommunikation zwischen virtuellen Gruppen usw.
2. Projektmanagement-Informationssystem
Stellt Projektmanagern eine Reihe standardisierter Tools zur Verfügung, um erforderliche Informationen gemäß dem Kommunikationsplan zu sammeln, zu speichern und an interne und externe Stakeholder weiterzugeben. Die Informationen im System müssen überwacht werden, um ihre Wirksamkeit und Wirksamkeit zu beurteilen
3. Datenleistung
Bewertungsmatrix für das Stakeholder-Engagement
Kann Informationen zur Wirksamkeit von Kommunikationskampagnen liefern. Die Erwartungen der Stakeholder und das aktuelle Engagementniveau sollten überprüft und alle notwendigen Anpassungen an der Kommunikation vorgenommen werden
4. Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Teamfähigkeit
beobachten und reden
Durch Beobachten und Sprechen können Projektmanager Probleme innerhalb des Teams, Konflikte zwischen Personen oder einzelne Leistungsprobleme erkennen
5. Treffen
Persönliche oder virtuelle Treffen eignen sich zur Entscheidungsfindung, zur Beantwortung von Stakeholder-Anfragen und zur Diskussion mit Anbietern, Lieferanten und anderen Projektbeteiligten
Ausgabe
1. Informationen zur Arbeitsleistung
Einschließlich: tatsächliche Umsetzung der geplanten Kommunikation; Feedback zur Kommunikation, beispielsweise Umfrageergebnisse zur Kommunikationswirksamkeit
2. Änderungsanforderung
Die Überwachung des Kommunikationsprozesses führt häufig dazu, dass Anpassungen, Maßnahmen und Eingriffe in die Kommunikationsaktivitäten erforderlich sind, wie im Kommunikationsmanagementplan definiert
Änderungsanfragen müssen durch die Implementierung eines umfassenden Änderungskontrollprozesses bearbeitet werden
Ergebnis
Ändern Sie die Kommunikationsanforderungen der Stakeholder, einschließlich der Anforderungen der Stakeholder an die Informationsfreigabe, den Inhalt oder die Form sowie die Veröffentlichungsmethode
Etablieren Sie neue Verfahren zur Beseitigung von Engpässen usw.
3. Projektmanagementplan ((aktualisiert)
Kommunikationsmanagementplan
Zeichnen Sie neue Informationen auf, die die Kommunikation effektiver machen können
Stakeholder-Engagementplan
Reflektieren Sie die tatsächliche Situation, die Kommunikationsbedürfnisse und die Bedeutung der Stakeholder
4. Projektdateien (aktualisiert)
Problemprotokoll
Zeichnen Sie neue Informationen zu Problemen sowie deren Fortschritt und Lösungen auf
Register der gewonnenen Erkenntnisse
Möglicherweise muss ein Register der gewonnenen Erkenntnisse aktualisiert werden, um die Ursache des Problems, die Gründe für die gewählten Korrekturmaßnahmen und andere kommunikationsbezogene gewonnene Erkenntnisse zu dokumentieren
Stakeholder-Register
Das Stakeholder-Register muss möglicherweise aktualisiert werden, um überarbeitete Kommunikationsanforderungen für Stakeholder aufzunehmen