Verträge, Bestellungen, Memoranda of Agreement (MOA), Service Level Agreements (SLA)

Auftragnehmer, Lieferanten, Dienstleister, Lieferanten

Eigentümer von Endprodukten, Subunternehmer, Einkaufsagenturen, Nachfrager von Dienstleistungen, Einkäufer

enthalten

Stellen Sie sicher, dass der Vertrag die vom Verkäufer zu liefernden Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse angemessen beschreibt und den Gesetzen und Vorschriften zur Beschaffung entspricht

1. Die Lebenszyklen verschiedener Verträge können in jeder Phase des Projektlebenszyklus beginnen und enden 2. Die Käufer-Verkäufer-Beziehung ist die Beziehung zwischen der Einkaufsorganisation und einer externen Organisation und kann auf vielen Ebenen des Projekts bestehen

Erläutern Sie, wie der Arbeitsumfang des Auftragnehmers während der Projektumsetzungsphase verwaltet wird

Enthält Industriestandards und Richtlinien, die das Projekt befolgen muss

Standards und Richtlinien

Geben Sie Informationen darüber an, welche Ressourcen gekauft oder geleast werden müssen, sowie alle Annahmen oder Einschränkungen, die sich auf die Beschaffung auswirken können

Für die im Projektumfang bekannten Arbeiten sollten eine Leistungsbeschreibung (SOW) und eine Arbeitsskizze (TOR) erstellt werden, um zu sehen, welche WBS ausgelagert werden müssen

Anforderungsdokument

Anforderungsverfolgungsmatrix

Meilensteinliste

Ressourcenbedarf

Das Projektteam versendet Arbeitsaufträge

Gefahrenregister

Stakeholder-Register

Einschließlich der Untersuchung der Branchenbedingungen und spezifischer Verkäuferfähigkeiten

Wird verwendet, um zu bestimmen, ob eine Arbeit oder ein Liefergegenstand am besten vom Projektteam selbst erledigt werden kann oder extern beschafft werden sollte

Technologie

Neu in der vierten Auflage

1. geringste Kosten

2. Nur Qualifikationen

3. Bewerten Sie basierend auf Qualität oder technischer Lösung

4. Basierend auf Qualität und Kosten

5. einzige Quelle

6. festes Budget

1. So koordinieren Sie die Beschaffung mit anderen Arbeiten des Projekts, z. B. der Formulierung und Kontrolle des Projektzeitplans

2. Zeitplan für die Durchführung wichtiger Beschaffungsaktivitäten

3. Beschaffungskennzahlen zur Verwaltung von Verträgen

4. Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder im Zusammenhang mit der Beschaffung sowie, wenn die ausführende Organisation über eine Beschaffungsabteilung verfügt, die Befugnisse und Einschränkungen des Projektteams

5. Einschränkungen und Annahmen, die sich auf die Beschaffungsbemühungen auswirken können

6. Gerichtsstand und Zahlungswährung

7. Ob eine unabhängige Schätzung (Grundgebot) erstellt werden muss und ob diese als Bewertungskriterium herangezogen werden soll

8. Fragen des Risikomanagements, einschließlich Anforderungen an Leistungsgarantien oder Versicherungsverträge zur Minderung bestimmter Projektrisiken

9. Zu verwendender vorab qualifizierter Verkäufer (falls vorhanden)

Zeit schaffen

In der Beschaffungsstrategie sollten Projektabwicklungsmethoden, Arten rechtsverbindlicher Vereinbarungen und die Art und Weise, wie die Beschaffung während der Beschaffungsphase voranschreitet, festgelegt werden

Einzelheiten

in Übereinstimmung mit

Inhalt

Arbeitsskizze (TOR)

Wirkung

Faktoren, die bei der Auswahl eines Verkäufers zu berücksichtigen sind

Einstufung

Wird vom Käufer entwickelt und sollte das Antwortformat, die relevante Leistungsbeschreibung für die Beschaffung und die erforderlichen Vertragsbedingungen angeben

Es sollte es potenziellen Verkäufern leicht machen, eine genaue und vollständige Antwort zu geben (damit der Verkäufer Antwortdokumente vorbereiten kann), und es sollte auch für den Käufer einfach sein, die Antwort des Verkäufers zu bewerten.

Der Komplexitäts- und Detaillierungsgrad sollte dem Wert der Beschaffung und den damit verbundenen Risiken entsprechen

Mithilfe der Make-or-Buy-Analyse können Sie ermitteln, ob eine bestimmte Arbeit am besten intern vom Projektteam erledigt werden sollte oder ob sie von externen Quellen bezogen werden muss.

Ihr eigener Kostenvoranschlag (Grundgebot)

Bei größeren Käufen kann die Einkaufsorganisation einen eigenen unabhängigen Kostenvoranschlag erstellen oder einen externen professionellen Schätzer beauftragen, einen Kostenvoranschlag zu erstellen und diesen als Maßstab für die Bewertung des Angebots des Verkäufers zu verwenden.

Erhebliche Abweichungen zwischen dem Angebot des Verkäufers und dem geschätzten Ausgangswert können darauf hindeuten, dass die Leistungsbeschreibung für die Beschaffung fehlerhaft oder unklar ist oder dass der potenzielle Verkäufer die Leistungsbeschreibung für die Beschaffung missverstanden oder nicht vollständig darauf reagiert hat.

Kriterien für die Angebotsbewertung (in den Ausschreibungsunterlagen angegeben)

enthalten

Diese Kriterien sind Teil eines Gewichtungssystems, bei dem alle Vorschläge mit einer gewichteten Punktzahl bewertet werden, um die Reihenfolge der Verhandlungen und den Abschluss eines Vertrags mit einem bestimmten Verkäufer festzulegen

Aktualisiert, um alle gewonnenen Erkenntnisse im Zusammenhang mit Vorschriften und Compliance, Datenerfassung, Datenanalyse und Analyse der Lieferantenauswahl zu dokumentieren

Eine Liste wichtiger Meilensteine, die angeben, wann der Verkäufer Ergebnisse liefern muss

Technische Anforderungen, die der Verkäufer erfüllen muss

Anforderungen von vertraglicher und rechtlicher Bedeutung, wie z. B. Gesundheit, Sicherheit, Leistung, Umwelt, Versicherung, geistiges Eigentum, gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten, Lizenzen, Genehmigungen und andere nichttechnische Anforderungen

Verbinden Sie Produktanforderungen von der Quelle mit Liefergegenständen, die die Anforderungen erfüllen

Hängt von der Organisation des Verkäufers, der Vertragsdauer, der externen Umgebung, der Projektabwicklungsmethode, der gewählten Vertragsart und dem endgültig vereinbarten Preis ab

Jeder ausgewählte Verkäufer birgt besondere Risiken

Aktualisieren Sie, um alle zusätzlichen Informationen über Stakeholder, insbesondere Regulierungsbehörden, Vertragsunterzeichner und juristisches Personal, aufzuzeichnen

Angesichts der rechtlichen Natur der Beschaffung sollten die Inhalte der obigen Tabelle nicht als präskriptive Beschreibungen betrachtet werden, sondern vielmehr als eine allgemeine Übersicht über die Art und den Inhalt der Dokumente, die zur Führung der Umsetzung des Beschaffungsprozesses erforderlich sind. Organisatorische, umweltbezogene und rechtliche Anforderungen bestimmen Art und Inhalt der projektspezifisch erforderlichen Dokumentation

Beschreiben Sie, wie der Arbeitsumfang verwaltet wird, einschließlich des Arbeitsumfangs, für den der Verkäufer verantwortlich ist

Beschreiben Sie, wie Anforderungen analysiert, dokumentiert und verwaltet werden. Dazu kann auch gehören, wie der Verkäufer die Anforderungen verwaltet, die im Rahmen der Vereinbarung umgesetzt werden sollen

Beschreiben Sie, wie die Kommunikation zwischen Käufern und Verkäufern erfolgt

Die Komponenten eines Projektmanagementplans, die beschreiben, wie Projektrisikomanagementaktivitäten geplant und umgesetzt werden

Enthält Aktivitäten, die während des Beschaffungsprozesses durchgeführt werden sollten

Definiert, welche Konfigurationselemente Konfigurationselemente sind, welche Konfigurationselemente eine formelle Änderungskontrolle erfordern und den Änderungskontrollprozess für diese Konfigurationselemente

Beziehen Sie das Formular und den Prozess des Verkäufers für die Durchführung des Konfigurationsmanagements ein, damit es mit dem Ansatz des Käufers übereinstimmt

Beinhaltet das Budget für die Durchführung der Beschaffung, die Kosten für die Verwaltung des Beschaffungsprozesses und die Kosten für die Verwaltung des Verkäufers

Anforderungsdokument

Projektplan

Gefahrenregister

Stakeholder-Register

Lessons Learned-Register

Bei Vergabeunterlagen handelt es sich um verschiedene schriftliche Dokumente, die zum Abschluss rechtsgültiger Vereinbarungen dienen und auch ältere Dokumente aus der Zeit vor Beginn des aktuellen Projekts umfassen können

1. Angebotsunterlagen

2. Leistungsbeschreibung für die Beschaffung

3. unabhängige Kostenschätzung

4. Kriterien für die Lieferantenauswahl

Dabei handelt es sich um die Kommunikation mit Nutzern oder potenziellen Nutzern über Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse.

Erweitern Sie die bestehende Liste potenzieller Verkäufer

Stellen Sie sicher, dass alle potenziellen Bieter ein klares und einheitliches Verständnis der Beschaffungsanforderungen haben Verstehen Sie und stellen Sie sicher, dass kein Bieter eine Sonderbehandlung erhält

Während der Besprechung gestellte Fragen und Antworten (eine Protokollierung durch den Fragesteller ist nicht erforderlich), Anregungen und sonstige Inhalte werden erfasst und in Dokumenten zusammengefasst und schließlich als ergänzende Dokumente zu den Ausschreibungsunterlagen verwendet.

Bewerten Sie Vorschläge, um festzustellen, ob sie vollständig und angemessen auf die Ausschreibungsunterlagen, die Leistungsbeschreibung für die Beschaffung, die Lieferantenauswahlkriterien und andere im Ausschreibungspaket enthaltene Dokumente eingehen

Definition

Endzeichen

Unterhändler

Der Bieter wurde in der Angebotsbewertung bzw. Angebotsbewertung als der wettbewerbsfähigste Bieter eingestuft

Definition

Wirkung

1. Leistungsbeschreibung oder wichtige Liefergegenstände für die Beschaffung

2. Ein in einem Zeitplan angegebener Zeitplan, Meilenstein oder Datum

3. Leistungsbericht

4. Preise und Zahlungsbedingungen

5. Prüf-, Qualitäts- und Abnahmekriterien

6. Garantie und anschließender Produktsupport

7. Anreize und Strafen

8. Versicherungs- und Leistungsgarantien

9. Genehmigung untergeordneter Subunternehmer

10. Allgemeine Geschäftsbedingungen

11. Bearbeitung von Änderungswünschen

12. Kündigungsbestimmungen und alternative Streitbeilegung

Die Projektanforderungen können sich aufgrund der Anforderungen des Verkäufers ändern

Der Verkäufer kann alternative Qualitätsstandards oder Alternativlösungen vorschlagen, die sich auf die im Qualitätsmanagementplan festgelegten Qualitätsmanagementmethoden auswirken

Nach der Auswahl eines Verkäufers muss der Kommunikationsmanagementplan aktualisiert werden, um die Kommunikationsbedürfnisse und -methoden des Verkäufers zu erfassen.

Jede Vereinbarung und jeder Verkäufer birgt einzigartige Risiken, die einen aktualisierten Risikomanagementplan erfordern. Spezifische Risiken sollten in einem Risikoregister erfasst werden

Der Beschaffungsmanagementplan muss möglicherweise basierend auf dem Ergebnis der Vertragsverhandlung und -unterzeichnung aktualisiert werden

Bei der Durchführung von Beschaffungsaktivitäten müssen der Projektstrukturplan und die Liefergegenstände in der Scope-Baseline explizit berücksichtigt werden

Dieser Prozess kann zu Änderungen an einzelnen oder allen Liefergegenständen führen

Wenn sich Änderungen an den vom Verkäufer zu erbringenden Leistungen auf die Gesamtleistung des Projektplans auswirken, muss der Basisplan möglicherweise aktualisiert und genehmigt werden, um die aktuellen Erwartungen widerzuspiegeln

Während der Projektabwicklung können sich die Materialpreise und Arbeitspreise des Auftragnehmers häufig mit dem externen wirtschaftlichen Umfeld ändern, und solche Änderungen müssen in der Kostenbasis berücksichtigt werden.

Dokumentieren Sie die bei der Beschaffungsimplementierung aufgetretenen Herausforderungen, mögliche Problemumgehungen und was funktioniert hat

Technische Anforderungen, die der Verkäufer erfüllen muss

Anforderungen von vertraglicher und rechtlicher Bedeutung, wie z. B. Gesundheit, Sicherheit, Leistung, Umwelt, Versicherung, geistiges Eigentum, gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten, Lizenzen, Genehmigungen und andere nichttechnische Anforderungen

Da Anbieter in den Projektplan integriert werden, müssen möglicherweise Änderungen am Anforderungsregister und der Tracking-Matrix vorgenommen werden, die auf den Fähigkeiten des jeweiligen Anbieters basieren.

Ressourcenkalender im Zusammenhang mit dem Zeitplan müssen möglicherweise je nach Verfügbarkeit des Verkäufers aktualisiert werden

Hängt von der Organisation des Verkäufers, der Vertragsdauer, der externen Umgebung, der Projektabwicklungsmethode, der gewählten Vertragsart und dem endgültig vereinbarten Preis ab

Jeder ausgewählte Verkäufer birgt besondere Risiken und während des Vertragsunterzeichnungsprozesses sollte das Risikoregister geändert werden, um die spezifischen Risiken jedes Verkäufers widerzuspiegeln

Enthält alle Details zu den identifizierten Stakeholdern. Das Stakeholder-Register muss nach Abschluss einer Vereinbarung mit einem bestimmten Verkäufer aktualisiert werden

Beschreiben Sie, wie die Anforderungen des Auftragnehmers analysiert, dokumentiert und verwaltet werden

Beschreiben Sie, wie vom Verkäufer initiierte Risikomanagementaktivitäten strukturiert und umgesetzt werden

Gibt die Aktivitäten an, die zur Steuerung des Beschaffungsprozesses durchgeführt werden müssen

Enthält Informationen zum Umgang mit vom Verkäufer veranlassten Änderungen

Wenn sich die Terminabweichung des Verkäufers auf die Gesamtleistung des Projekts auswirkt, muss der Zeitplan möglicherweise aktualisiert und genehmigt werden, um die aktuellen Erwartungen widerzuspiegeln

Hypothetisches Protokoll

Lessons Learned-Register

Anforderungsdokument

Anforderungsverfolgungsmatrix

Meilensteinliste

Qualitätsbericht

Gefahrenregister

Stakeholder-Register

Können sich Käufer und Verkäufer nicht auf eine Vergütung für die Änderung einigen oder sind sich darüber nicht einig, ob die Änderung durchgeführt werden soll, wird die beantragte Änderung zu einer angefochtenen Änderung oder einer möglichen konstruktiven Änderung.

Die oben umstrittenen Änderungen werden als Ansprüche bezeichnet

Wenn sie nicht ordnungsgemäß gelöst werden, können sie zu Streitigkeiten werden und schließlich zu Beschwerden führen

Messen, vergleichen und analysieren Sie Qualität, Ressourcen, Zeitplan und Kostenleistung anhand der Vereinbarung, um die Leistung der Vertragsarbeiten zu überprüfen (Verkäuferleistung überprüfen).

Berechnen Sie Termin- und Kostenabweichungen sowie Termin- und Kostenleistungsindizes, um den Grad der Abweichung von den Zielen zu bestimmen

Kann zur Erstellung von Kostenschätzungen (EAC) zur Kostenleistung verwendet werden, um festzustellen, ob sich die Leistung verbessert oder verschlechtert

Bezieht sich auf die strukturierte Überprüfung der vom Auftragnehmer ausgeführten Arbeiten durch den Käufer, die eine einfache Überprüfung der Liefergegenstände oder eine Überprüfung der Arbeit selbst vor Ort umfassen kann

Strukturierte Überprüfung des Beschaffungsprozesses

Der Käufer teilt dem Verkäufer in der Regel über seinen autorisierten Beschaffungsverwalter schriftlich mit, dass der Vertrag abgeschlossen wurde

Anfrage schließen

Das Projektmanagementteam sollte alle Leistungen genehmigen, bevor die Beschaffung abgeschlossen wird

Der gesamte Zeitplan, der zur Unterstützung des Vertrags, vorgeschlagener, aber nicht genehmigter Vertragsänderungen und genehmigter Änderungsanforderungen verwendet wird

Vom Verkäufer erstellte technische Dokumentation und andere Informationen zur Arbeitsleistung, wie zum Beispiel: Status der Liefergegenstände, Leistungsberichte und Garantien des Verkäufers, Finanzdokumente (einschließlich Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen) und vertragsbezogene Inspektionsergebnisse

Definition

Vorgeschlagene, aber ungelöste Änderungen können Anweisungen des Käufers oder Maßnahmen des Verkäufers umfassen, die nach Ansicht der anderen Partei eine konstruktive Vertragsänderung darstellen.

Da konstruktive Änderungen zwischen den Parteien strittig sein können und zu Ansprüchen der einen Partei gegenüber der anderen führen können, sollten konstruktive Änderungen grundsätzlich in der Projektkorrespondenz konkret identifiziert und dokumentiert werden.

Jede Vereinbarung und jeder Verkäufer birgt einzigartige Risiken, und wenn während der Vertragsausführung ein erhebliches unvorhergesehenes Risiko auftritt, muss der Risikomanagementplan möglicherweise aktualisiert werden

Spezifische Risiken sollten in einem Risikoregister erfasst werden

Enthält Aktivitäten, die während des Beschaffungsprozesses durchgeführt werden müssen und möglicherweise Aktualisierungen des Beschaffungsmanagementplans erfordern, basierend auf der Leistung der vom Verkäufer durchgeführten Arbeiten

Wenn der Verkäufer erhebliche Änderungen am Zeitplan vornimmt, die sich auf die Gesamtleistung des Projekts auswirken, muss der Basisplan möglicherweise aktualisiert und genehmigt werden, um die aktuellen Erwartungen widerzuspiegeln

Käufer sollten sich der Verzögerungen im Fortschritt eines Verkäufers bewusst sein, die negative Auswirkungen auf die Arbeit anderer Verkäufer haben können

Während der Projektabwicklung können sich die Materialpreise und Arbeitspreise des Auftragnehmers häufig mit dem externen wirtschaftlichen Umfeld ändern, und solche Änderungen müssen in der Kostenbasis berücksichtigt werden.

Dokumentieren und aktualisieren Sie Techniken und Maßnahmen, mit denen Umfang, Zeitplan und Kosten der Beschaffungsarbeiten effektiv aufrechterhalten und korrigiert werden können

Wenn ein Anspruch bereits eingetreten ist, sollten relevante Informationen erfasst werden, um eine Wiederholung zu vermeiden, sowie weitere Informationen zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses.

Mit fortschreitender Arbeit des Auftragnehmers müssen sich die Ressourcenanforderungen ändern, wenn die Arbeitsausführung nicht dem ursprünglichen Plan entspricht.

Aktualisieren Sie die Anforderungsverfolgungsmatrix, um die implementierten Anforderungen aufzuzeichnen

Hängt von der Organisation des Verkäufers, der Vertragsdauer, der externen Umgebung, der Projektabwicklungsmethode, der gewählten Vertragsart und dem endgültig vereinbarten Preis ab

Jeder ausgewählte Verkäufer birgt besondere Risiken

Während der Arbeiten während der Ausführungsphase fortschreiten, können sich Auftragnehmer und Lieferanten ändern und Änderungen sollten im Stakeholder-Register aufgezeichnet werden

Einige Verkäufer werden aufgrund schlechter Leistung möglicherweise disqualifiziert und von der Liste gestrichen. Daher sollte diese Liste auf der Grundlage der Ergebnisse des Kontrollbeschaffungsprozesses aktualisiert werden