Los diversos procesos de planificación, estimación, presupuestación, financiación, financiación, gestión y control de costos para completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado, asegurando así que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
La gestión de costos del proyecto se centra en el costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto, pero también debe considerar el impacto de las decisiones del proyecto en el costo de uso, mantenimiento y soporte de los productos, servicios o resultados del proyecto.
Tendencias y prácticas emergentes
Gestión del valor ganado (EVM), cronograma ganado (ES), tiempo real (AT), índice de desempeño del cronograma (SPI) = ES/AT
Consideraciones de adaptación
conocimiento administrativo
¿Tiene la organización un sistema de gestión del conocimiento formal y fácil de usar y una base de datos financiera que los gerentes de proyectos deben utilizar?
Estimaciones y Presupuestos
¿Tiene la organización políticas, procedimientos y directrices formales o informales relacionados con la estimación de costos y la elaboración de presupuestos?
Gestion del valor ganado
¿La organización utiliza la gestión del valor ganado para gestionar proyectos?
Uso de métodos ágiles
¿La organización utiliza métodos ágiles para gestionar proyectos? ¿Qué impacto tiene esto en las estimaciones de costos?
gobernancia
¿Tiene la organización políticas, procedimientos y directrices de auditoría y gobernanza formales o informales?
Para proyectos que son muy volátiles, cuyo alcance no está completamente definido y donde se producen cambios con frecuencia, el cálculo de costos detallado puede no ser de mucha ayuda. En este caso, se pueden utilizar métodos de estimación livianos para generar rápidamente pronósticos de alto nivel de los costos laborales del proyecto, que pueden ajustarse fácilmente cuando se producen cambios, mientras que las estimaciones detalladas son adecuadas para la planificación a corto plazo utilizando el método justo a tiempo.
plan
7.1
planificación de gestión de costes
El proceso de determinar cómo estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto.
La función principal es proporcionar orientación y dirección sobre cómo gestionar los costos del proyecto durante todo el período del mismo.
Este proceso se realiza solo una vez o solo en puntos predefinidos del proyecto. Los esfuerzos de gestión de costos deben planificarse temprano en la fase de planificación del proyecto.
ingresar
plan de gestión de proyectos
Plan de gestión del progreso. Plan de gestión de Riesgos. Ver sección 4.1.3.1
factores del entorno empresarial
cultura y estructura organizacional que influyen en la gestión de costos;
condiciones de mercado;
Determina qué productos, servicios y resultados están disponibles en los mercados locales y globales;
Tasa de cambio de moneda;
Información comercial publicada;
El sistema de información para la gestión de proyectos puede proporcionar una variedad de métodos para gestionar los costos;
Las diferencias de productividad entre regiones pueden tener un enorme impacto en los costos de los proyectos.
activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
análisis de los datos
Las técnicas de análisis de datos para este proceso incluyen (pero no se limitan a) análisis de alternativas. El análisis de alternativas puede incluir una revisión de los métodos estratégicos para recaudar fondos, como el autofinanciamiento, la inversión de capital, la inversión prestada, etc. También puede incluir la consideración de métodos para recaudar recursos para el proyecto, como fabricar, comprar, alquilar o arrendar.
Reunión
Los asistentes pueden incluir al director del proyecto, al patrocinador del proyecto, a miembros seleccionados del equipo del proyecto, a partes interesadas seleccionadas, a los propietarios de los costos del proyecto y a otro personal necesario.
producción
plan de gestión de costos
Defina la unidad de medida para cada recurso, establezca el grado en que las estimaciones de costos se redondean hacia arriba o hacia abajo, especifique un rango aceptable para las estimaciones de costos de las actividades (como ±10%) y organice los enlaces del programa. Controlar el valor crítico. Reglas de medición del desempeño. formato de informe.
7.2
*Costo estimado
El proceso de hacer una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
La función principal es determinar los fondos necesarios para el proyecto. Este proceso debe llevarse a cabo periódicamente durante todo el proyecto según sea necesario.
ingresar
plan de gestión de proyectos
Ver sección 4.2.3.1. Plan de gestión de costes. Plan de gestión de calidad. Punto de referencia del alcance.
archivos de proyecto
Registro de lecciones aprendidas. Cronograma del proyecto. Requerimientos de recursos. Registro de riesgo.
factores del entorno empresarial
condiciones de mercado. Información comercial publicada. Tipos de cambio y tasas de inflación.
activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
*Estimación de parámetros
Ver sección 6.4.2.3
La precisión depende de la madurez del modelo paramétrico y la confiabilidad de los datos subyacentes.
*Estimación ascendente
La precisión de una estimación ascendente y el costo en sí a menudo dependen del tamaño u otros atributos de la actividad o paquete de trabajo individual.
*Método de estimación de tres puntos
Distribuciones hipotéticas en tres rangos de estimaciones, utilizando la fórmula para calcular el costo del período (cE)
Distribución triangular. cE= (cO cM cP) /3
Distribución beta. cE= (cO 4cM cP) /6
*análisis de los datos
Análisis de alternativas
Por ejemplo, evalúe el impacto de la compra y fabricación de entregables en el costo, el cronograma, los recursos y la calidad, respectivamente.
*Análisis de reservas
Para hacer frente a la incertidumbre sobre los costos, se puede incluir una reserva para contingencias (a veces llamada "contingencia") en la estimación de costos.
Por ejemplo, puede predecir que será necesario reelaborar algunos entregables del proyecto, pero no sabe cuánto trabajo implicará esa reelaboración. Se pueden reservar reservas para contingencias para cubrir estas cantidades desconocidas de retrabajo.
sistema de información de gestión de proyectos
Se utiliza para ayudar en la estimación de costos.
producción
Base de estimación
La cantidad y el tipo de información de respaldo requerida para una estimación de costos variarán según el área de aplicación y, independientemente de su nivel de detalle, la documentación de respaldo debe describir clara y completamente cómo se obtuvo la estimación de costos.
Actualizaciones de archivos de proyecto
7.3
*Presupuesto
El proceso de resumir los costos estimados de todas las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos aprobada.
Su función principal es determinar la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto.
Este proceso se realiza solo una vez o solo en puntos predefinidos en el proyecto.
El presupuesto del proyecto incluye todos los fondos aprobados para ejecutar el proyecto, mientras que la línea base de costos es el presupuesto del proyecto aprobado asignado por período de tiempo, incluidas las reservas para contingencias, pero no incluye las reservas de gestión.
ingresar
documentos de gestión de proyectos
Plan de gestión de costes. Plan de Gestión de Recursos. Punto de referencia del alcance.
archivos de proyecto
Base para la estimación. Costo estimado. Cronograma del proyecto. Registro de riesgo.
documentos empresariales
Caso de negocio. Plan de Gestión de Beneficios.
factores del entorno empresarial
activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
*Juicio experto
Proyectos similares anteriores; información sobre el campo; principios financieros y fuentes de financiamiento;
costo total
La estimación de costos se resume primero en el paquete de trabajo en la WBS, luego el paquete de trabajo se resume en el nivel superior de la WBS (como la cuenta de control) y finalmente se obtiene el costo total de todo el proyecto.
*Revisión de información histórica
La revisión de información histórica puede ayudar con la estimación analógica o de parámetros. La información histórica puede incluir varias características (parámetros) del proyecto que se utilizan para construir modelos matemáticos que predicen el costo total del proyecto.
Los modelos analógicos y paramétricos pueden variar ampliamente en costo y precisión.
La información histórica utilizada para construir el modelo es precisa.
Los parámetros del modelo son fáciles de cuantificar;
El modelo se puede adaptar para trabajar en proyectos grandes, proyectos pequeños y varias fases del proyecto.
Saldo límite de financiación
Equilibrar los gastos de capital con cualquier restricción en la financiación del proyecto. Las diferencias entre las restricciones de financiamiento y los gastos planificados requieren ajustes al cronograma de trabajo, lo que se puede lograr agregando fechas obligatorias al cronograma del proyecto.
producción
*Base de costo
Es un presupuesto de proyecto aprobado y escalonado en el tiempo que no incluye ninguna reserva de gestión y solo puede modificarse mediante un proceso formal de control de cambios y se utiliza como base para comparar con los resultados reales. Calcula la suma. Contiene reservas de contingencia
La línea base de costos es una estimación aprobada de las diferentes actividades del cronograma.
Costo del paquete de trabajo—Costo de la cuenta de control—Línea base de costos—Agregar reservas de gestión a la línea base de costos para obtener el presupuesto del proyecto.
Para proyectos que utilizan la gestión del valor ganado, la línea base de costos se refiere a la línea base de medición del desempeño.
Requisitos de financiación del proyecto
Determinar los requisitos de financiación totales y los requisitos de financiación periódicos (por ejemplo, trimestrales o anuales).
Actualizaciones de archivos de proyecto
Costo estimado. Cronograma del proyecto. Registro de riesgo.
control
7.4
Controlar costos
Supervise el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y gestionar el proceso de cambios en la línea base de costos.
La función es mantener la línea base de costos durante todo el proyecto.
Este proceso debe realizarse durante todo el proyecto.
El análisis debe centrarse en la relación entre el gasto de los fondos del proyecto y el trabajo correspondiente completado. La clave para un control de costos eficaz es gestionar una línea base de costos aprobada.
ingresar
plan de gestión de proyectos
Plan de gestión de costes.
Puntos de referencia de medición del desempeño.
Cuando se utiliza el análisis del valor ganado, las líneas base de medición del desempeño se comparan con los resultados reales para determinar si son necesarios cambios, acciones correctivas o acciones preventivas.
Requisitos de financiación del proyecto
datos de desempeño laboral
activos del proceso organizacional
Herramientas y técnicas
juicio experto
Análisis de desviaciones; análisis del valor ganado; previsión;
análisis de los datos
Análisis del valor ganado
(EVA)
Valor del plan.
El valor del plan (PV) es el presupuesto aprobado asignado para el trabajo planificado y es un presupuesto aprobado preparado para completar una actividad o componente de una estructura de desglose del trabajo (WBS), excluidas las reservas de gestión.
EVM integra una línea base de alcance, una línea base de costos y una línea base de cronograma para formar una línea base de medición del desempeño.
En un momento dado, el valor planificado representa el trabajo que debería haberse completado.
La suma de PV a veces se denomina Línea Base de Medición del Desempeño (PMB), y el valor total planeado del proyecto también se llama Presupuesto al Finalizar (BAC).
Valor ganado EV
El valor ganado (EV) es una medida del trabajo realizado.
El valor EV no debe ser mayor que el presupuesto total de PV del componente correspondiente.
EV se utiliza a menudo para calcular el porcentaje de finalización de un proyecto, especificar criterios de medición del progreso para cada componente de la WBS y se utiliza para evaluar el trabajo que se está implementando.
costo real
El costo real (AC) es el costo real incurrido para realizar una actividad dentro de un período de tiempo determinado. Es el costo total incurrido para completar el trabajo correspondiente a EV.
No hay límite para AC, se debe tener en cuenta cualquier costo incurrido para lograr EV
Análisis de desviación
El análisis de desviaciones se utiliza para explicar las causas, efectos y medidas correctivas de las desviaciones para determinar las consecuencias de las desviaciones.
Esta línea de base (consulte la Sección 7.3.3.1) determina la causa y el alcance y determina si se requiere una acción correctiva o preventiva.
Desviación de costes CV=EV-AC
Desviación del progreso SV = EV – PV
Varianza al finalizar VAC = BAC – EAC
desviación de progreso
Expresado como la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado, es un indicador del desempeño del cronograma del proyecto y eventualmente será igual a cero cuando se complete el proyecto.
desviación de costos
Es el déficit o superávit presupuestario en un momento dado, expresado como la diferencia entre el valor ganado y el costo real. El CV negativo es generalmente irreversible. La diferencia entre el presupuesto de finalización y el costo real.
índice de rendimiento del cronograma
Es un indicador para medir la eficiencia del cronograma, expresado como la relación entre el valor ganado y el valor planificado, y refleja la eficiencia del equipo del proyecto para completar el trabajo. SPI = EV/PV
Cuando el SPI es inferior a 1,0, significa que la cantidad de trabajo completado no cumple con los requisitos planificados;
Cuando el SPI es mayor que 1,0, significa que la cantidad de trabajo completado excede el plan.
Dado que SPI mide la carga de trabajo total del proyecto, el desempeño en la ruta crítica también debe analizarse por separado.
Confirmar si el proyecto se completará antes o después de la fecha de finalización prevista.
índice de rendimiento de costos
Es un indicador que mide la eficiencia de costos de los recursos presupuestados, expresada como la relación entre el valor ganado y el costo real IPC = EV/AC
Cuando el IPC es inferior a 1,0, significa que el coste del trabajo completado está sobrepasado;
Cuando el IPC es superior a 1,0, significa que hasta el momento hay un equilibrio en los costes
análisis de tendencia
Revisar el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el desempeño está mejorando o deteriorándose.
cuadro
En el análisis del valor ganado, los tres parámetros de valor planificado, valor ganado y costo real pueden monitorearse e informarse en etapas (generalmente semanal o mensualmente) o de forma acumulativa.
predecir
Pronosticar la estimación al finalizar (EAC), que puede diferir del presupuesto al finalizar (BAC). Si es evidente que el BAC ya no es factible, el director del proyecto debe considerar pronosticar el EAC.
Al calcular el EAC, generalmente se utiliza el costo real del trabajo completado, más la estimación a completar del trabajo restante (ETC).
EAC = AC ETC de abajo hacia arriba
*Índice de rendimiento requerido para su finalización
El índice de desempeño para completar (TCPI) es un indicador de desempeño de costos que el uso de los recursos restantes debe lograr para lograr objetivos de gestión específicos. Es la relación entre el costo requerido para completar el trabajo restante y el presupuesto restante.
Si es evidente que el BAC ya no es factible, el director del proyecto debe considerar el uso de un EAC previsto. Una vez aprobado, el BAC se reemplaza por EAC.
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – CA)
sistema de información de gestión de proyectos
producción
información de desempeño laboral
Al incluir información sobre el desempeño del trabajo del proyecto (en comparación con la línea base de costos), las desviaciones en el trabajo realizado y los costos del trabajo se pueden evaluar tanto a nivel de paquete de trabajo como a nivel de cuenta de control. Para proyectos que utilizan análisis de valor ganado, CV, CPI, EA, VAC y TCPI se registrarán en el informe de desempeño laboral.
Actualización del plan de gestión del proyecto
Plan de gestión de costes. Base de costo. Puntos de referencia de medición del desempeño.
Actualizaciones de archivos de proyecto
Las reservas de gestión se incluyen en el presupuesto del proyecto y no en la línea base de costos;
Las reservas para contingencias están incluidas en la línea base de costos.
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